Condizioni Generali di Servizio HappyLink

Fornitore: , P.IVA , con sede in , (), PEC.

1. Definizioni e oggetto

Ai fini delle presenti Condizioni: "HappyLink" o "HL" o "il Fornitore" indica la piattaforma SaaS in cloud e il soggetto che la eroga; "Cliente" indica il professionista o l'impresa che sottoscrive il Servizio; "Clienti finali" indica i clienti o pazienti del Cliente; "Moduli" indica le funzionalità attivabili singolarmente; "Crediti" indica le unità prepagate utilizzabili per funzioni a consumo (es. firme elettroniche).

HappyLink è una piattaforma per centri estetici e studi medici che comprende, a seconda del piano e dei Moduli attivati: agenda e prenotazioni, gestione clienti/pazienti, comunicazioni WhatsApp, vetrina online, fatturazione elettronica e corrispettivi telematici, trasmissione delle spese sanitarie, firma elettronica, funzioni di intelligenza artificiale, telemedicina e moduli accessori.

2. Qualifica delle parti — contratto tra professionisti (B2B)

Il Servizio è offerto esclusivamente a soggetti che agiscono nell'ambito della propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale. Sottoscrivendo il contratto, il Cliente dichiara di agire in qualità di professionista titolare di Partita IVA ai sensi dell'art. 3 del D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo) e riconosce che il presente rapporto si intende concluso tra professionisti (B2B) e non è soggetto alla disciplina di tutela del consumatore, ivi compreso il diritto di recesso di cui agli artt. 52 e seguenti del Codice del Consumo. Le facoltà di recesso, disdetta e cessazione del rapporto sono regolate esclusivamente dalle presenti Condizioni.

3. Account, credenziali e accesso tramite provider di identità

Il Cliente è responsabile delle credenziali e delle attività svolte tramite il proprio account e tramite gli account del proprio personale, che si impegna ad attribuire in forma nominale a persone autorizzate.
L'autenticazione può avvenire con credenziali dedicate oppure tramite provider di identità terzi (es. Google, Facebook). In tal caso HL non riceve né conserva la password del Cliente presso il provider; riceve unicamente i dati necessari a creare e collegare l'account (nome, email, eventuale immagine del profilo). Il Cliente è responsabile della sicurezza del proprio account presso il provider di identità; l'eventuale sospensione o chiusura di tale account non estingue le obbligazioni assunte verso HL. La registrazione tramite provider di identità comporta in ogni caso l'accettazione espressa delle presenti Condizioni e dei documenti sulla protezione dei dati.
Il Cliente garantisce la titolarità dei dati personali caricati e di aver raccolto i consensi necessari dai propri clienti finali.

4. Piano gratuito, funzioni dimostrative e anteprime

HL può offrire un piano gratuito con perimetro funzionale ridotto e funzioni in modalità dimostrativa o di anteprima, chiaramente contrassegnate come tali. Le operazioni e i documenti generati in modalità dimostrativa o simulata sono privi di validità legale e fiscale, riportano apposita indicazione e non vengono trasmessi ad autorità o soggetti terzi. HL può modificare il perimetro del piano gratuito e delle funzioni dimostrative con preavviso di almeno 30 giorni.

5. Corrispettivi, rinnovo automatico e Crediti prepagati

Il corrispettivo è dovuto in via anticipata tramite il fornitore di servizi di pagamento indicato nel registro dei sub-responsabili. L'abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza del periodo (mensile o annuale), salvo disdetta del Cliente prima della data di rinnovo. Per gli abbonamenti annuali, il Fornitore invia un preavviso di rinnovo almeno 30 giorni prima della data di scadenza, indicando data e importo del rinnovo. In caso di mancato pagamento, il Servizio è sospeso decorsi 7 giorni di grazia e il contratto è risolto decorsi 30 giorni.

Alcuni Moduli o servizi accessori sono attivabili separatamente, con canone aggiuntivo o con acquisto una tantum; alcune funzioni sono fruibili a consumo tramite Crediti prepagati (es. pacchetti di firme elettroniche). Salvo diversa indicazione al momento dell'acquisto: i Crediti sono utilizzabili esclusivamente all'interno del Servizio, non sono trasferibili né convertibili in denaro, non scadono per tutta la durata del contratto e non sono rimborsabili in caso di recesso o risoluzione, salvo quanto inderogabilmente previsto dalla legge. Gli acquisti una tantum con durata propria (es. certificati di firma) seguono la durata indicata al momento dell'acquisto.

Le variazioni dei prezzi sono comunicate con preavviso di almeno 30 giorni e hanno effetto dal rinnovo successivo; il Cliente che non intenda accettarle può recedere prima della loro efficacia. Gli sconti promozionali (incluse le condizioni riservate ai primi sottoscrittori o derivanti da programmi di presentazione) sono condizionati al mantenimento dei requisiti indicati al momento della concessione. Tutti i corrispettivi si intendono IVA esclusa.

6. Comunicazioni e messaggistica ai clienti finali

Il Servizio consente al Cliente di inviare ai propri clienti finali comunicazioni tramite WhatsApp, SMS, email e altri canali. Il Cliente è l'unico responsabile del rispetto della normativa applicabile (GDPR, Codice Privacy, normativa anti-spam) per tali comunicazioni, ivi compresa la raccolta, registrazione e conservazione dei consensi necessari e la gestione delle richieste di opt-out, che il Cliente si impegna a evadere senza ritardo e comunque entro 48 ore. Il Cliente manleva e tiene indenne HL da ogni pretesa, sanzione o danno derivante da comunicazioni inviate in assenza di idonea base giuridica o consenso. HL fornisce strumenti per agevolare la conformità ma non assume la qualità di mittente né responsabilità sul contenuto e sui destinatari scelti dal Cliente. Restano esclusi da consenso i messaggi di servizio (promemoria e conferme appuntamento) inviati in esecuzione del contratto tra Cliente e suo cliente finale.

L'invio su WhatsApp avviene tramite l'infrastruttura del gestore della piattaforma di messaggistica ed è soggetto alle relative policy commerciali e di utilizzo, che il Cliente si impegna a rispettare. Il blocco o la limitazione del canale disposti dal gestore della piattaforma per violazioni imputabili al Cliente non costituiscono inadempimento di HL.

7. Servizi fiscali e trasmissioni telematiche

Il Servizio consente, tramite i fornitori tecnici indicati nel registro dei sub-responsabili, la trasmissione telematica di: fatture elettroniche al Sistema di Interscambio (SDI), con il servizio di conservazione indicato nell'offerta; spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria (per i Clienti del settore medico, ove il servizio sia attivato). Per i corrispettivi, HappyLink integra la Cassa con un registratore telematico locale del Cliente: è il dispositivo censito a emettere e trasmettere il documento commerciale. I canali sono tecnicamente distinti e ciascuno deve risultare attivo.

Il Cliente è responsabile di installazione, censimento, manutenzione, connettività e corretta configurazione fiscale del registratore telematico, inclusi reparti e aliquote definiti con il tecnico autorizzato. HappyLink non richiede al Cliente password o PIN dei Servizi Telematici AdE e non richiede la nomina di persone HappyLink come incaricati sul portale dell'Agenzia.

Il Cliente deve inoltre collegare e mantenere aggiornati sul portale AdE i propri strumenti di pagamento elettronico allo strumento di certificazione dei corrispettivi, rispettando termini e istruzioni vigenti: per POS fisici anche tramite terminal ID; per SoftPOS, Stripe, PayPal e strumenti online/virtuali tramite i dati identificativi dell'acquirer. Secondo le istruzioni attualmente pubblicate, il bonifico bancario non è oggetto di collegamento, ma va correttamente indicato nel documento commerciale come pagamento elettronico.

L'attivazione di un account presso un fornitore di pagamenti o di Stripe Connect non comporta l'attivazione automatica di un SoftPOS, di Stripe Terminal/Tap to Pay, del registratore telematico o del collegamento richiesto sul portale AdE. Pagamento e certificazione fiscale sono eventi distinti: il Cliente deve verificare l'esito restituito dall’RT.

HL agisce come connettore tecnico tra il gestionale e l’RT: la qualificazione fiscale delle operazioni, la correttezza, completezza e tempestività dei dati, l'idoneità e il corretto funzionamento del dispositivo e l'adempimento degli obblighi dichiarativi, di collegamento POS e di conservazione restano in capo al Cliente. Una bozza, un'anteprima, un PDF o un documento in errore non provano l'avvenuta emissione fiscale. Per la trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria, il Cliente garantisce la corretta gestione dell'eventuale opposizione dell'assistito all'invio dei dati di spesa. Il Servizio non costituisce consulenza fiscale, contabile o legale.

8. Firma elettronica

Il Servizio consente la sottoscrizione di documenti tramite Firma Elettronica Avanzata (FEA) dei clienti finali (link e codice OTP) e tramite firma elettronica qualificata (QES) del professionista, erogate da prestatori qualificati tramite gli intermediari indicati nel registro dei sub-responsabili.

Il certificato di firma qualificata è intestato alla persona fisica ed è emesso previa identificazione del richiedente: il Cliente garantisce la veridicità e l'attualità dei dati forniti in fase di identificazione.
Il certificato ha una durata di 3 anni (1095 giorni) dall'attivazione. Tale durata è tuttavia distinta dalla facoltà di utilizzarlo: la possibilità di apporre firme elettroniche tramite la piattaforma è una funzionalità del Servizio e richiede un abbonamento HappyLink attivo. In caso di cessazione, mancato rinnovo o sospensione dell'abbonamento, il Cliente non potrà più apporre firme tramite HL per il periodo residuo di validità del certificato, ferma restando la piena validità giuridica delle firme già apposte e la disponibilità in export dei documenti già firmati. Il certificato non è portabile né utilizzabile al di fuori della piattaforma e il relativo costo non è rimborsabile pro-rata per il periodo non utilizzato.
Il Cliente è responsabile della corretta identificazione dei firmatari e dell'adozione, verso i propri clienti finali, delle condizioni di utilizzo della FEA previste dalla normativa (DPCM 22/2/2013), nonché della conservazione dei documenti firmati per i termini di legge: gli strumenti di archiviazione del Servizio non sostituiscono gli obblighi di conservazione del Cliente.
Il valore giuridico delle firme dipende dal rispetto delle procedure indicate dalla piattaforma; HL non risponde delle conseguenze di firme apposte in violazione di tali procedure o sulla base di dati identificativi non veritieri.
Le firme si acquistano a pacchetti di Crediti prepagati secondo l'art. 5.

9. Funzioni di intelligenza artificiale

Alcune funzioni del Servizio (assistente virtuale, suggerimenti di risposta, analisi delle conversazioni, generazione di contenuti e immagini) si avvalgono di modelli di intelligenza artificiale, anche di fornitori terzi indicati nel registro dei sub-responsabili.

I contenuti generati sono prodotti automaticamente e possono contenere imprecisioni o errori: il Cliente è tenuto a verificarli prima dell'uso e resta l'unico responsabile dei contenuti inviati o pubblicati tramite il proprio account.
Le funzioni AI non forniscono consulenza medica, diagnosi o indicazioni terapeutiche né consulenza legale o fiscale; per i Clienti del settore medico è vietato utilizzarle come supporto diagnostico o decisionale clinico.
Ove il piano preveda un utilizzo AI senza contatori espliciti, esso è soggetto a un principio di uso ragionevole: a fronte di utilizzi anomali, automatizzati o abusivi HL può applicare limitazioni tecniche, dandone avviso al Cliente.
I dati personali inviati ai fornitori AI sono minimizzati secondo quanto previsto dal DPA; HL seleziona fornitori che si impegnano contrattualmente a non utilizzare i dati per l'addestramento dei propri modelli.

10. Servizi di terzi

La piattaforma si integra con servizi di terzi (pagamenti, messaggistica, trasmissioni fiscali, firma elettronica, intelligenza artificiale, telefonia, videoconferenza: elenco aggiornato nel registro dei sub-responsabili su /legal/subprocessors). HL non risponde di operatività, variazioni o interruzioni di tali servizi, fermo restando l'impegno a individuare alternative ragionevoli in caso di cessazione definitiva di un servizio essenziale.

11. Protezione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali dei clienti finali del Cliente è disciplinato dall'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA), parte integrante del contratto, in cui HL agisce come Responsabile ex art. 28 GDPR. Per i dati relativi all'account, alla fatturazione e all'utilizzo della piattaforma, HL agisce come titolare autonomo secondo l'Informativa privacy. Il fornitore di servizi di pagamento tratta i dati di pagamento come titolare autonomo.

12. Proprietà intellettuale e contenuti del Cliente

La piattaforma, il software, i marchi e i materiali di HL restano di titolarità esclusiva di HL; il Cliente ottiene un diritto d'uso limitato, non esclusivo e non trasferibile per la durata del contratto. I contenuti caricati dal Cliente (dati, testi, immagini) restano di sua titolarità: il Cliente concede a HL la sola licenza necessaria a erogare il Servizio (memorizzazione, elaborazione, backup e — se attivata la vetrina pubblica — pubblicazione dei contenuti che il Cliente sceglie di esporre). Il Cliente garantisce di disporre dei diritti e delle liberatorie necessari sui contenuti caricati, incluse le immagini che ritraggono persone.

13. Uso consentito

È vietato utilizzare il Servizio per finalità illecite; inviare comunicazioni indesiderate in violazione di legge; tentare di accedere a dati di altri clienti; effettuare reverse engineering, scraping sistematico o utilizzi che compromettano la stabilità della piattaforma; rivendere o concedere in uso il Servizio a terzi senza accordo scritto con HL.

14. Disponibilità del Servizio e assenza di garanzie

HL si impegna a garantire il 99,0% di uptime mensile, escluse manutenzioni programmate e disservizi di provider terzi. Salvo il predetto livello di servizio, il Servizio è fornito "così com'è" (as is), senza ulteriori garanzie, espresse o implicite, di funzionamento ininterrotto, assenza di errori o idoneità a uno scopo specifico. Il Cliente è responsabile di mantenere propri presidi di continuità operativa in caso di indisponibilità temporanea.

15. Limitazione di responsabilità

La responsabilità di HL è limitata, per ciascun evento, all'importo dei canoni pagati nei 12 mesi precedenti, salvo dolo o colpa grave. Sono in ogni caso esclusi i danni indiretti, il lucro cessante, la perdita di avviamento e di dati. Per le trasmissioni telematiche di cui all'art. 7, la responsabilità di HL è limitata alla corretta trasmissione tecnica dei dati così come forniti dal Cliente. La limitazione non opera nei casi in cui la legge non ne consente l'esclusione.

16. Sospensione del Servizio

HL può sospendere con effetto immediato l'accesso al Servizio, in tutto o in parte, anche in caso di semplice fondato sospetto, qualora ricorrano: mancato o ritardato pagamento; uso illecito, fraudolento o abusivo del Servizio; violazione delle presenti Condizioni; rischi per la sicurezza, l'integrità o la riservatezza della piattaforma o dei dati. Ove possibile la sospensione è preceduta da avviso e dall'assegnazione di un termine per rimediare. HL non è responsabile per danni o perdite derivanti dal periodo di sospensione legittima.

17. Facoltà di rifiuto e recesso del Fornitore

Il Fornitore si riserva la facoltà di non accettare la richiesta di attivazione del Servizio e di recedere dal contratto in qualsiasi momento, con preavviso scritto di 30 giorni e rimborso pro-rata dei corrispettivi versati per il periodo non goduto, anche a propria insindacabile discrezione — ivi compresi, a titolo esemplificativo, i casi di conflitto di interesse, attività concorrente con quella del Fornitore, pregresso rapporto di lavoro o collaborazione cessato, ovvero ragioni di tutela reputazionale o di sicurezza della piattaforma. Tale facoltà non è mai esercitata per ragioni di discriminazione vietate dalla legge.

18. Recesso del Cliente, export e cancellazione

Il Cliente può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento dalla propria area, con effetto al termine del periodo già pagato. I dati sono resi disponibili in export e cancellati entro 30 giorni, salvo obblighi di conservazione di legge. I Crediti prepagati non consumati alla cessazione del contratto non sono rimborsati, salvo quanto previsto all'art. 5.

19. Modifiche delle presenti Condizioni

HL può modificare le presenti Condizioni dandone comunicazione al Cliente, via email o tramite il pannello, con preavviso di almeno 15 giorni. Le modifiche si intendono accettate se il Cliente continua a utilizzare il Servizio dopo la loro efficacia. Il Cliente che non intenda accettarle può recedere senza oneri entro la data di efficacia, dandone comunicazione scritta.

20. Cessione e cambio di controllo

Il Cliente non può cedere il contratto a terzi senza il consenso scritto di HL. HL può recedere dal contratto in caso di cambio dell'assetto proprietario o di controllo del Cliente non preventivamente approvato. HL può cedere il contratto a società del proprio gruppo o in caso di operazioni straordinarie, dandone informativa al Cliente.

21. Legge applicabile e foro competente

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Genova.

Approvazione specifica delle clausole ex artt. 1341 e 1342 c.c.

Il Cliente, dopo attenta lettura, approva specificamente le seguenti clausole: art. 2 (Qualifica delle parti — contratto tra professionisti / esclusione tutele consumeristiche), art. 5 (Rinnovo automatico e non rimborsabilità dei Crediti prepagati), art. 6 (Comunicazioni e messaggistica — responsabilità e manleva del Cliente), art. 7 (Servizi fiscali — responsabilità del Cliente sulle trasmissioni), art. 8 (Firma elettronica — responsabilità del Cliente su identificazione e conservazione), art. 9 (Funzioni AI — verifica degli output e uso ragionevole), art. 14 (Assenza di garanzie / "as is"), art. 15 (Limitazione di responsabilità), art. 16 (Sospensione del Servizio), art. 17 (Facoltà di rifiuto e recesso del Fornitore), art. 19 (Modifiche unilaterali delle Condizioni), art. 20 (Cessione e cambio di controllo), art. 21 (Foro competente esclusivo).

La versione integrale e legalmente vincolante è in revisione legale finale. Documento operativo valido tra le parti.